Ugovor o obradi podataka

Ovaj Ugovor o obradi podataka ("UOP") sklapa se između korisnika PoliVaulta ("Voditelj obrade" — agent osiguranja ili fizička osoba koja koristi uslugu) i PoliVaulta ("Izvršitelj obrade"). UOP je sastavni dio Uvjeta korištenja i primjenjuje se kada Voditelj obrade učitava osobne podatke trećih strana (npr. svojih klijenata osiguranja) u PoliVault.

PoliVault obrađuje osobne podatke u ime Voditelja obrade isključivo u svrhu pružanja usluge upravljanja dokumentima osiguranja opisane u Uvjetima korištenja.

Ovaj UOP ostaje na snazi za vrijeme korištenja PoliVaulta od strane Voditelja obrade. Automatski prestaje brisanjem računa ili raskidom Uvjeta korištenja.

• Priroda: pohrana, prikaz, AI ekstrakcija i organizacija dokumenata polica osiguranja.
• Svrha: omogućavanje Voditelju obrade upravljanje policama osiguranja i pratećim dokumentima u ime svojih klijenata.
• Pravna osnova: obrada se provodi prema uputama Voditelja obrade, koji je odgovoran za uspostavljanje valjane pravne osnove prema GDPR-u za prikupljanje i obradu osobnih podataka svojih klijenata.

Obrađeni osobni podaci mogu uključivati:

• Puno ime osiguranih osoba.
• Brojeve polica osiguranja, datume i iznose premija.
• Kontaktne podatke (ako su prisutni u skeniranim dokumentima).
• Sve ostale osobne podatke sadržane u dokumentima osiguranja koje je učitao Voditelj obrade.

Voditelj obrade potvrđuje i jamči da:

• Ima valjanu pravnu osnovu prema GDPR-u (npr. pristanak, izvršenje ugovora ili legitimni interes) za obradu osobnih podataka svojih klijenata.
• Obavijestio je svoje klijente da se njihovi dokumenti osiguranja mogu pohraniti i obraditi u PoliVaultu kao platformi treće strane.
• Neće učitavati osjetljive posebne kategorije podataka (kako je definirano u članku 9. GDPR-a) osim ako to nije nužno za upravljanje dokumentima osiguranja.
• Odmah će obavijestiti PoliVault ako postane svjestan povrede u vezi s podacima koji se obrađuju putem usluge.

PoliVault se obvezuje:

• Obrađivati osobne podatke samo prema dokumentiranim uputama Voditelja obrade (tj. koristiti uslugu na predviđeni način).
• Osigurati da su osobe ovlaštene za obradu podataka vezane obvezama povjerljivosti.
• Provoditi odgovarajuće tehničke i organizacijske sigurnosne mjere (vidi Odjeljak 10).
• Ne angažirati dodatne podizvaditače bez obavještavanja Voditelja obrade (vidi Odjeljak 8).
• Pomagati Voditelju obrade u odgovaranju na zahtjeve ispitanika, u mjeri mogućoj s obzirom na prirodu obrade.
• Izbrisati ili vratiti sve osobne podatke po prestanku usluge, prema izboru Voditelja obrade.
• Pružiti sve informacije potrebne za dokazivanje usklađenosti s člankom 28. GDPR-a.

PoliVault koristi sljedeće podizvaditače, koji svi pružaju GDPR-usklađene usluge:

• Amazon Web Services (AWS) — oblačna infrastruktura, pohrana, autentifikacija i AI obrada. Podaci pohranjeni u EU regiji (Irska). AWS je certificiran prema ISO 27001 i potpisao je EU Standardne ugovorne klauzule.
• Stripe — isključivo obrada plaćanja. Stripe ne obrađuje podatke dokumenata osiguranja.
• Vercel — hosting web aplikacije.

Ako PoliVault primi izravni zahtjev ispitanika za ostvarivanje GDPR prava (pristup, brisanje, prenosivost itd.) u vezi s podacima koje je učitao Voditelj obrade, PoliVault će proslijediti zahtjev Voditelju obrade u roku od 5 radnih dana. PoliVault će pomoći Voditelju obrade u ispunjavanju zahtjeva u tehničkim mogućnostima.

PoliVault provodi sljedeće tehničke i organizacijske mjere:

• Kriptiranje svih podataka u prijenosu (TLS 1.2+) i u mirovanju (AES-256).
• Kontrola pristupa putem AWS IAM-a s principom najmanjih privilegija.
• Autentifikacija putem AWS Cognito s obveznom verifikacijom e-maila.
• Redovite sigurnosne provjere infrastrukture i koda aplikacije.
• Podaci pohranjeni isključivo u EU-u (AWS eu-west-1, Irska).

U slučaju povrede osobnih podataka koji se obrađuju u ime Voditelja obrade, PoliVault će bez nepotrebnog odlaganja, i gdje je izvedivo u roku od 72 sata od saznanja o povredi, obavijestiti Voditelja obrade. Obavijest će uključivati: prirodu povrede, kategorije i procijenjeni broj ispitanika i zapisa, vjerojatne posljedice te mjere poduzete za otklanjanje povrede.

Po prestanku usluge ili na pisani zahtjev Voditelja obrade, PoliVault će izbrisati sve osobne podatke obrađene u ime Voditelja obrade u roku od 30 dana, osim ako primjenjivo pravo ne zahtijeva zadržavanje.

Ovaj UOP uređen je zakonima Republike Hrvatske i tumači se u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka (EU) 2016/679.

Upiti o zaštiti podataka: info@polivault.app